Как следует писать в деловой переписке
Будьте вежливы, ведь одно неуместно употребленное слово, неудачно сформулированное предложение могут испортить ваши отношения, покачнуть веру в вашу человеческую и профессиональную порядочность. Особенно же нужно следить за стилем вашей корреспонденции. Слова «благодарю» и «извините» и уместно используемые «деловые комплименты» должны стать неотъемлемыми элементами вашего устного и письменного языка, как и вступительный и заключительный комплимент.
Ориентируйтесь на эмоционально положительное восприятие и взаимопонимание.
Избегайте категоричности. Старайтесь, чтобы тон вашего письма был доброжелательным, без категорически-приказных выражений и штампов наподобие: «нужно немедленно принять меры», «требуем немедленно», «категорично запрещаем вам», «о выполнении необходимо сообщить к...» и т.п..
Избегайте отрицательных форм. «Мы не можем», «мы не соглашаемся», «я не имею намерения» - эти выражения не вызовут положительных эмоций. Лучше воспользоваться выражениями: «Вы должны понять, что на этот раз мы не в возможности...», «Мне очень досадно, но...», «К величайшему сожалению, я не смогу...», «Вы, наверное, предусматривали ситуацию, когда мы не...» - формы стилистического смягчения могут быть очень разные.
«Нетрадиционность» делового стиля. В деловом общении принимают участие конкретные люди с их личными взглядами, эмоциональными и ментальными реакциями, деловыми качествами. Учет индивидуальных особенностей характера адресата, вариантов решения проблемы, которая рассматривается сторонами, имеет существенное значение. Речь идет, конечно ж, не о легкомысленности или несерьезности - они вообще недопустимые в сфере делового общения,- а лишь о настоящей коммуникабельности. И если ваше письмо воспринимается легко, с приятностью, то ваш партнер будет вам только признательный.