Правила для делового письма
Придерживаясь некоторых традиционных и нетрадиционных правил, можно достичь двойной цели в деловой переписке: решать проблемы сотрудничества со своим деловым партнером и укреплять личные отношения.
1. Золотое правило ведения деловой корреспонденции - это вежливость, тактичность, аргументованность.
2. Письмо должно быть лаконичным, если ситуация не требует другого. Информация, изложенная четко и в сущности, без лишних слов, показывает, что вы не злоупотребляете чужим временами и вниманием, совершенно владеете искусством письменного общения.
3. Писать нужно коротко и просто, конкретно и полно излагая важную информацию или факты, которые непосредственно касаются дела. Избегайте многозначности и чрезмерно иноязычных слов. Употребление прилагательных и наречий помогут лишиться ненужной серости, невыразительности стиля, при потребности сделать официальное письмо немного теплее, даже дружественнее. Вежливой, но холодной и нейтральной будет фраза: «Мне досадно, что наша встреча не состоялась». Иначе она будет восприниматься, если прибавить несколько прилагательных и наречий: «Мне очень досадно, что наша долгожданная и такая важная встреча не состоялась».
4. Излагайте мысли логически и последовательно, следите за способом их воплощения на бумаге. Наличие в тексте письма смысловых абзацев значительно облегчит его восприятие тем, кому он адресован. Основное внимание посвящайте самому существенному, а со временем при необходимости переходите к второстепенному.
Для этого можно воспользоваться такими выражениями-связями:
Разрешите также …
Удобно я хотел бы …
Одновременно хочу сказать …
Кроме того …
При случае прошу Бас …
Хочу также: заметить, что …
Кроме того, высказываем свои сомнения относительно …
Мы также: могли б …
Просим также обратить особое внимание на…
Считаем целесообразным (целесообразным)…
Уместным будет замечание относительно …
Не лишним будет также упомянуть об ...